Datenschutzerklärung

Stand: 27.10.2026

Hier steht, welche Daten DPlan.One verarbeitet, wozu und welche Rechte Sie haben. DPlan.One ist eine Software für Sicherheitsdienste: Dienstplanung, Zeiterfassung, Stundenzettel und Streifen – als Web-App und als App für iPhone und Android.

1. Verantwortlich

2. Wer wofür zuständig ist

Bei DPlan.One gibt es zwei Rollen:

• Wir sind verantwortlich für die Website, für Ihr Konto bei DPlan.One mit Anmeldung und Sitzungen, für die Beziehung zu unseren Kunden (Registrierung, Vertrag, Kontakt) und für den Betrieb der Plattform (Server-Protokolle, Fehlerberichte). Das beschreiben die Abschnitte 3 bis 6 und 9.
• Ihr Arbeitgeber ist verantwortlich für die Daten Ihrer Arbeit in seiner Firma: Personalakte, Dienstpläne, Zeiten, Streifen, Nachrichten und alles, was dazu gehört. Wir verarbeiten diese Daten nur in seinem Auftrag und nach seinen Weisungen (Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO). Zwecke, Rechtsgrundlagen und Aufbewahrung legt er fest. Was dabei in DPlan.One geschieht, beschreiben die Abschnitte 7 und 8.

Ein Beispiel: Ihre Firma plant Sie für eine Nachtschicht ein, und Sie stempeln per App. Dienstplan und Stempelzeit sind Daten Ihrer Firma; sie entscheidet, was erfasst wird und wie lange es bleibt. Dass Sie sich dafür anmelden und wann, ist dagegen Sache Ihres Kontos bei uns.

Fragen und Anträge zu den Daten Ihrer Arbeit richten Sie deshalb an Ihren Arbeitgeber. Erreicht eine solche Anfrage uns, geben wir sie an ihn weiter.

3. Aufruf von Website und Web-App

Bei jedem Aufruf speichert der Server Ihre IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, die aufgerufene Adresse, die zuvor besuchte Seite und die Kennung Ihres Browsers oder Geräts. Das brauchen wir für den Betrieb und die Sicherheit. Bei erkennbarem Missbrauch wird eine IP-Adresse automatisch gesperrt, höchstens für eine Woche. Die Protokolle werden regelmäßig gelöscht, die der Anwendung nach 14 Tagen.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse ist ein sicherer, störungsfreier Dienst und die Abwehr von Angriffen.

4. Ihr Konto und die Anmeldung

Ihr Konto entsteht, wenn Sie eine Firma registrieren oder die Einladung Ihres Arbeitgebers annehmen. Dazu gehören E-Mail-Adresse, Name und Passwort; je nach Rolle in der Firma kommt eine Zwei-Faktor-Anmeldung hinzu. Mit einem Konto können Sie in mehreren Firmen arbeiten.

Jede Anmeldung wird mit Zeitpunkt, Ereignis (zum Beispiel erfolgreich oder fehlgeschlagen), IP-Adresse und Browser- bzw. Gerätekennung protokolliert. Melden Sie sich von einem neuen Gerät an, bekommen Sie einen Hinweis per E-Mail. Im Browser speichern wir zu Ihrer Sitzung IP-Adresse und Browserkennung, in der App den Namen und die Art des Geräts – damit Sie Ihre angemeldeten Geräte sehen und abmelden können. Die Firma, für die Sie sich anmelden, sieht die Anmeldungen bei ihr.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Ihr Konto und seine Nutzung) und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse ist der Schutz Ihres Kontos vor fremdem Zugriff.

5. Cookies und Speicher auf dem Gerät

DPlan.One setzt nur Cookies, die für den Dienst nötig sind:

• ein Sitzungs-Cookie, damit Sie angemeldet bleiben,
• ein Cookie zum Schutz vor gefälschten Anfragen,
• ein Geräte-Cookie mit einem Zufallswert, um ein neues Gerät zu erkennen (400 Tage),
• bei der Zwei-Faktor-Anmeldung ein Cookie „vertrautes Gerät“, wenn Sie das wählen (30 Tage).

Sitzungs- und Schutz-Cookie laufen 8 Stunden nach Ihrer letzten Aktivität ab. Außerdem merkt sich der Browser Einstellungen wie hell oder dunkel. Die App speichert Ihre Anmeldung geschützt auf dem Gerät und hält zuletzt geladene Ansichten wie Ihren Plan vor, damit sie auch ohne Netz lesbar sind. Beim Abmelden wird das gelöscht.

Es gibt kein Tracking, keine Analyse, keine Werbung und keine Cookies von Dritten. Darum gibt es auch keine Einwilligungsabfrage. Diese Seite selbst setzt keine Cookies.

Rechtsgrundlage: § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG, weil all das für den Dienst, den Sie nutzen, unbedingt erforderlich ist, und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse ist ein sicherer, bequem nutzbarer Dienst.

6. Registrierung und Kontakt

Registriert sich eine Firma, speichern wir Firmendaten, Ansprechpartner und E-Mail-Adresse, um den Vertrag über DPlan.One abzuschließen und zu erfüllen. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; für Ansprechpartner, die nicht selbst Vertragspartner sind, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO mit dem Interesse, den Vertrag mit ihrer Firma durchzuführen.

Bewerbung für die Beta: Bewerben Sie sich über das Formular auf unserer Website, erhalten wir Firma, Name und E-Mail-Adresse sowie den Zeitpunkt. Wir nutzen sie, um Ihre Bewerbung zu prüfen, Sie zu kontaktieren und Ihnen einen Zugang einzurichten. Die Angaben gehen als E-Mail an unser Postfach, versendet über unseren E-Mail-Versanddienstleister in der EU. Bis zum Versand liegt die E-Mail verschlüsselt im Versandausgang unseres Servers; darüber hinaus legen wir die Bewerbung in DPlan.One nicht ab. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Anbahnung eines Vertrags auf Ihre Anfrage) und Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, die Sie jederzeit per E-Mail widerrufen können.

Schreiben Sie uns, nutzen wir Ihre Angaben, um Ihr Anliegen zu bearbeiten. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, wenn es um einen Vertrag geht, sonst Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO mit dem Interesse, Anfragen zu beantworten.

7. Daten der Arbeit in Ihrer Firma (im Auftrag Ihres Arbeitgebers)

Die meisten dieser Daten trägt Ihr Arbeitgeber ein, einige entstehen bei Ihrer Arbeit mit DPlan.One. Je nachdem, was Ihre Firma nutzt, sind das:

• Name, Geburtsdatum, Funktion, Personalnummer, Bewacher-ID, Telefon, E-Mail-Adresse, Ein- und Austritt, Art der Beschäftigung, Passbild,
• Vertragsdaten (Sollarbeitszeit, Urlaubsanspruch, Stundenlohn),
• Qualifikationen und Nachweise, ein Vermerk zum Führungszeugnis, hinterlegte Unterlagen,
• Abwesenheiten (ohne Diagnosen), Verfügbarkeiten und Anträge auf Schichten,
• Dienstpläne, Arbeits- und Stempelzeiten, Stundenzettel,
• Streifen mit ihren Ereignissen und Fotos,
• Nachrichten mit Anhängen und Aufgaben,
• wer Unterlagen abgerufen hat und wer Plan-, Zeit- und Stammdaten geändert hat.

Für Bankdaten, Steuer-ID, Sozialversicherungsnummer und Wohnadresse gibt es in DPlan.One keine Felder. Kollegen und Vorgesetzte sehen Daten nur so weit, wie die Rechte es vorsehen, die die Firma vergibt.

8. Standort, Kamera, NFC und Mitteilungen

Standort: Nur wenn Ihre Firma die Ortsprüfung nutzt, und nur in dem Moment, in dem Sie stempeln oder auf der Streife einen Kontrollpunkt erfassen – nie im Hintergrund. Gespeichert wird nicht Ihr Standort, sondern nur das Ergebnis (am Ort, außerhalb, ungenau oder ohne Standort) und der Abstand in Metern, zusammen mit dem Stempel bzw. dem Streifeneintrag.

Kamera, Fotos und NFC: Nur wenn Sie selbst ein Foto machen oder auswählen, einen QR-Code oder einen NFC-Aufkleber am Kontrollpunkt lesen – etwa für die Streife, Ihr Passbild, Unterlagen oder einen Anhang im Chat.

Mitteilungen: Wenn Sie es erlauben, schickt Ihnen die App Mitteilungen wie „Du hast morgen Dienst.“ Dafür nutzen wir Firebase Cloud Messaging von Google; bei iPhones stellt Apple die Mitteilung zu. Übermittelt werden eine Kennung Ihres Geräts für Mitteilungen und ein kurzer Text ohne Namen.

Auf Standort, Kamera, NFC und Mitteilungen greift die App nur zu, wenn Sie das auf Ihrem Gerät erlaubt haben und die Funktion nutzen (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Die Erlaubnis können Sie in den Einstellungen Ihres Geräts jederzeit zurücknehmen; dann fehlt nur die jeweilige Funktion. Was dabei entsteht, verarbeiten wir im Auftrag Ihres Arbeitgebers (Abschnitt 7).

9. Fehlerberichte, E-Mails und Sicherungen

Fehlerberichte: Tritt im Server, in der Web-App oder in der App ein technischer Fehler auf, geht eine Fehlermeldung an einen Dienstleister für Fehlerüberwachung. Vorher entfernen wir automatisch, was auf Personen hinweist, etwa E-Mail-Adressen und den Inhalt der Anfrage; in der Web-App kann eine pseudonyme Kennung Ihres Kontos enthalten sein. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, unser berechtigtes Interesse ist ein fehlerfreier Dienst.

E-Mails: Einladungen, Links zum Zurücksetzen des Passworts und Hinweise versenden wir über einen E-Mail-Versanddienstleister mit Sitz in der EU. Er erhält Empfänger, Betreff und Inhalt. Ist eine Adresse nicht erreichbar, merken wir uns das, um keine weiteren Mails dorthin zu schicken. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; Mails zur Arbeit in der Firma im Auftrag des Arbeitgebers.

Sicherungen: Die Datenbank wird täglich gesichert, damit nach einem Ausfall nichts verloren geht. Für unsere eigenen Daten stützt sich das auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, für die Daten der Firmen gehört es zur Auftragsverarbeitung.

10. Empfänger

• ein Rechenzentrum in Deutschland (Server),
• Cloudflare für die Ablage von Dateien und Sicherungen,
• ein E-Mail-Versanddienstleister in der EU,
• ein Dienstleister für Fehlerüberwachung (nur bereinigte Fehlermeldungen),
• Google für Mitteilungen in der App, nur mit Ihrer Erlaubnis.

Sie alle arbeiten in unserem Auftrag (Art. 28 DSGVO). Bei iPhones stellt außerdem Apple die Mitteilungen zu. Und Ihre Firma sieht, was Sie für sie in DPlan.One erfassen, sowie die Anmeldungen bei ihr.

11. Übermittlung in die USA

Für Mitteilungen in der App werden Daten an Google und bei iPhones an Apple in die USA übermittelt. Cloudflare ist ebenfalls ein Unternehmen mit Sitz in den USA. Grundlage ist der Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission zum EU-US Data Privacy Framework (Art. 45 DSGVO).

12. Wie lange Daten gespeichert werden

• Anmeldeprotokoll: 12 Monate; die IP-Adresse wird nach 30 Tagen gekürzt
• Sitzung im Browser: endet nach 8 Stunden ohne Aktivität, spätestens nach 12 Stunden
• Anmeldung in der App: gilt nach 30 Tagen ohne Nutzung nicht mehr, spätestens nach 180 Tagen. Gelöscht wird sie samt Kennung für Mitteilungen, wenn Sie sich abmelden, wenn sich die App nach dem Ablauf wieder meldet oder wenn Ihr Konto gelöscht wird; an eine abgelaufene Anmeldung gehen keine Mitteilungen mehr
• Einladungslinks: 72 Stunden, Links zum Zurücksetzen des Passworts: 60 Minuten
• Konto: bis Sie es löschen; dann wird es anonymisiert
• Fotos auf der Streife: 90 Tage, Benachrichtigungen: 90 Tage
• Nachrichten mit Anhängen und das Protokoll der Abrufe von Unterlagen: 12 Monate
• Exporte: 24 Stunden, Gesamtexport einer Firma: 7 Tage
• Alle übrigen Daten einer Firma und ihrer Mitarbeiter: solange die Firma sie braucht oder bis sie sie löscht. Beantragt eine Firma ihre Löschung, beginnt diese 30 Tage später.
• Vertrags- und Rechnungsdaten unserer Kunden: bis zum Ende der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (Handels- und Steuerrecht, bis zu zehn Jahre)
• Anfragen an uns: bis sie erledigt sind, außer eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht gilt
• Bewerbungen für die Beta: bis die Bewerbung erledigt ist, spätestens nach 6 Monaten. Wird daraus ein Kundenkonto, gilt das für Konto und Vertrag Gesagte. Im Versandausgang unseres Servers liegt die E-Mail nur, bis sie verschickt ist oder der Versand endgültig scheitert; dann wird ihr Inhalt dort gelöscht.
• Sicherungen: bis zu 12 Monate. So lange können gelöschte Daten noch in einer Sicherung stecken; sie dienen nur der Wiederherstellung nach einem Ausfall.

13. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18) und Datenübertragbarkeit (Art. 20).

Widerspruch (Art. 21 DSGVO): Wo wir Daten aufgrund berechtigter Interessen verarbeiten, können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit widersprechen.

Für Daten, für die wir verantwortlich sind, schreiben Sie an info@dplan.one. Ihr Konto können Sie in der Web-App unter „Mein Konto“ selbst löschen. Für die Daten Ihrer Arbeit wenden Sie sich an Ihren Arbeitgeber; er kann Ihnen auch eine Auskunft aus Ihrer Personalakte erstellen.

14. Beschwerde

Sie können sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren (Art. 77 DSGVO). Für uns zuständig ist:

15. Pflicht zur Angabe, keine automatisierten Entscheidungen

Die Website können Sie ohne Angaben aufrufen. Für ein Konto sind E-Mail-Adresse, Name und Passwort nötig, sonst lässt sich keines einrichten. Standort, Kamera, NFC und Mitteilungen sind freiwillig; ohne sie fehlen nur die jeweiligen Funktionen. Welche Angaben Sie als Mitarbeiter machen müssen, ergibt sich aus Ihrem Arbeitsverhältnis.

Es gibt keine automatisierten Entscheidungen und kein Profiling (Art. 22 DSGVO).

Ändert sich DPlan.One, passen wir diese Erklärung an. Es gilt die Fassung mit dem oben genannten Stand.